Instrucciones para enviar muestras congeladas, basadas en experiencia reciente.

Recientemente hemos enviado unas muestras de orina congelada a Estados Unidos, y me gustaría poner aquí las lecciones aprendidas para que si se presenta la ocasión, sirvan de ayuda.

Empecemos por el principio, para situar el contexto del envío.

En USA hay una Asociación (ssadh.net) que todos los años consigue recaudar fondos para el estudio de una enfermedad rara (una muestra más de lo importante que es asociarse). En esa Asociación, están en contacto (y a veces colaboran en la financiación) con un grupo de trabajo que investiga esta enfermedad (es una de las que afectan a los neurotransmisores, así que la podéis encontrar en el listado de enfermedades), y se pusieron en contacto con nosotros para ver si estábamos dispuestos a participar en un experimento que en el futuro puede llevar a un posible tratamiento.

Ya habíamos participado previamente en un envío de sangre (a temperatura ambiente), y ahora tocaba enviar orina congelada (la necesitan así para que las bacterias que hay en la orina no degraden la sustancia que buscan).

Para que las muestras lleguen congeladas, se necesita una caja lo suficientemente grande como para enviar 10 kgrs de hielo seco (había que enviarlo a la otra punta del mundo, cerca de Vancouver).

Y aquí entramos en harina :-). Ahí va la receta:

1. Necesitamos una caja grande, y resistente y que aisle lo máximo posible. En nuestro caso, nos la enviaban, pero por si acaso, aquí tenéis la caja que cumple con los estándares necesarios: UN 3373. Es para el envío de sustancias biológicas de tipo B (importante, porque es NO infecciosas). Si necesitáis comprarla, la otra vez la conseguimos aquí dgm-spain por unos 35 euros + iva (envío incluido).
2. Es importantísimo poner las etiquetas adecuadas en la caja. La primera etiqueta es la de UN 3373, y hay que completarla con la etiqueta de Exempt Human Specimen, para indicar que no es contagioso. Podeis descargarlas de aquí Etiqueta UN 3373. La segunda etiqueta es la de hielo seco, que además tiene la información de quién envía el paquete, y la persona que lo va a recibir + los Kgrs de hielo seco que contiene el paquete. Podéis descargarla de aquí Etiqueta Hielo Seco.
3. Nosotros congelamos la orina el lunes por la mañana con la intención de recoger el hielo seco por la tarde, preparar el paquete y que saliera con el envío a última hora del lunes. Para conseguir eso, hay que tener todo preparado, y avisar la semana anterior (jueves o viernes como muy tarde) a la empresa de hielo seco y a la de mensajería (en nuestro caso era Fedex, el laboratorio trabaja con esta empresa para envíos internacionales). Antes de guardar las muestras en el congelador, hay que rotular cada tubo con el nombre de la persona, si es el paciente o no, su fecha de nacimiento, sexo y relación con el paciente principal (hermano, padre, madre, etc).
4. Además del hielo seco y el paquete en sí, hay que preparar unos documentos. Aquí podéis consultar cómo rellenar los datos del albarán online de Fedex. No olvidéis preparar también otros documentos al terminar de rellenar el albarán. Se necesita una factura Pro-forma (cuatro copias) y un documento (Declaration of Biological Shipments) que tendréis que rellenar y firmar. Todos estos documentos los podéis descargar de la web de Fedex después de rellenar el albarán.
5. Para terminar con los papeles, en nuestro caso firmamos también los documentos de consentimiento para participar en la investigación, que nos envió el investigador principal. Esos papeles se firman y se meten dentro del paquete.
6. Con todo preparado, llega el momento de preparar la caja. Cada tubo (etiquetado con rotulador indeleble) se mete dentro de una bolsa de plástico (nos la suministraron en el laboratorio) y se etiqueta la bolsa también, con lo mismo que pone en los tubos. Hay que poner también algodón y/o papel dentro de la bolsita, para que si hubiera algún derrame, el algodón evite que se salga de la caja.
7. Llega el momento de meter el hielo seco. Cuidado al manipularlo, es mejor que uséis unos guantes para evitar quemaduras (está a -78 º C). Poned un poco en el fondo, luego las bolsas y luego cubridlo hasta arriba con el resto de hielo seco. Luego cerrad la caja, pero NO de manera hermética. El CO2 tiene que poder salir por las rendijas de la caja.
8. Para terminar, poned las etiquetas. Las de UN 3733 Y de hielo seco, en el mismo lado de la caja. En otro lado, nosotros pegamos un plástico que hace las veces de carpeta para meter todos los documentos relativos al envío, y que van a revisar en Fedex y en la aduana.

Luego solo queda esperar a que pase el mensajero y recoja el paquete. Si hay suerte, llegará esa misma semana.

BONUS TRACK

Las cosas a menudo se pueden complicar. En nuestro caso, el paquete no salió el lunes, así que lo tuve que llevar a Ribarroja yo mismo el martes. A partir de ahí, empezó una aventura a distancia, y gracias a nuestra amiga Rosa, que llamó a los de Fedex y les explicó el caso, el paquete llegó el viernes a su destino. Pero no fue nada fácil. Resumiendo mucho, los saltos fueron Ribarroja – Madrid – Paris – Nueva Jersey (costa este de Estados Unidos) – Memphis (centro de Estados Unidos) – y finalmente al estado de Washington en la costa oeste.

Durante todo el periodo, la gente de Fedex estuvo en contacto con Rosa, informando y haciendo lo imposible para que el paquete llegara. Incluso, en Memphis buscaron la caja y la mantuvieron rodeada de hielo seco para que aguantara congelado.

Así que bien está lo que bien acaba. Muchísimas gracias a Rosa y la gente de Fedex que se implicó y consiguió que las muestras llegaran a su destino. Ahora falta esperar los resultados del análisis, y que los científicos hagan su magia :-).

Un abrazo, y suerte con vuestros envíos!!.